Modul Personnel Development (SAP Human Resources)

Setelah sekian lama tidak memposting tulisan saya disini, kali ini saya ingin memposting satu tulisan baru saya yaitu tentang salah satu modul yang ada dalam SAP Human Resource yaitu modul Personnel Development. Modul apa sih sebenarnya ini? Berikut uraian saya, seseuai dengan pemahaman saya tentang modul ini.

Modul Personnel Development ini berguna untuk memaksimalkan utilitas karyawan di suatu perusahaan. Disini, kita bisa membuat perencanaan program pengembangan bagi karyawan misalnya training. Selain itu kita juga bisa melakukan pengukuran terhadap kemampuan atau kompetensi karyawan tersebut. sehingga kedepannya kemampuan atau kompetensi karyawan ini bisa dikembangkan dan dimaintain dengan baik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan kemajuan karirnya.

Dalam modul Personnel Development ini, juga diperhitungkan mengenai Preference atau semacam keinginan karyawan dalam bekerjanya. Sehingga dengan memperhitungkan Preference karyawan ini, sebuah perusahaan bisa semakin meningkatkan kepuasan bekerja dari karyawannya. Ya kan keinginan mereka diperhitungkan.

Personnel Development juga bisa digunakan untuk memastikan bahwa semua karyawan di semua bidang fungsional dalam sebuah perusahaan, telah memenuhi syarat yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya. Salah satunya dicapai dengan pengembangan kualifikasi atau kompetensi yang dimiliki oleh karyawan.

SAP

Berbicara mengenai SAP, awalnya saya juga tidak tahu apa itu yang dinamakan dengan SAP. Namun setelah diterima kerja di sebuah perusahaan dan mendapat training mengenai SAP, akhirnya sedikit banyak saya mengetahui sebenarnya apa yang dimaksud dengan SAP tersebut. Jadi, SAP (System Application and Product in data processing) adalah suatu software yang dibuat untuk membantu suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efektif dan efisien. SAP menggunakan konsep ERP (Enteprise Resource Planning) yaitu suatu sistem informasi yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis yang ada sehingga kegiatan operasional secara keseluruhan dalam suatu organisasi atau perusahaan bisa berjalan dengan efektif dan efisien. SAP sendiri terdiri dari beberapa modul yang bertugas untuk membantu transaksi-transaksi yang perlu dilakukan oleh suatu perusahaan misalnya Modul Sales & Distribution, Material Management,n Production Planning, Quality Management, Plant Maintenance, dll.

Secara umum, SAP dibagi menjadi dua bagian yaitu bagian Technical dan Bagian Functional. Bagian Technical adalah bagian yang mengurusi sisi-sisi teknis dalam pengembangan atau pengimplementasian software SAP seperti instalasi dan pemrograman. Dalam bahasa teknisnya, SAP Technical dibagi menjadi dua bagian yaitu :

SAP Basis

Bagian ini berhubungan dengan hal-hal yang berkaitan dengan penentuan seberapa besar bisnis perusahaan yang akan dimasukkan dalam scope SAP Project, seberapa strict system dan berapa durasi sistem akan on line menentukan Server, jumlah-kecepatan processor, memory, kapasitas disk dan Operating System yang dipakai.

SAP ABAPer

ABAPer menangani enhancement system terhadap kebutuhan bisnis proses user. Secara mudah adalah kebutuhan report. Tidak semua report yang dibutuhkan oleh user bisa dipenuhi SAP, sehingga diperlukan program kecil dengan bahasa ABAP (standar SAP) untuk membuatnya. Sebelum SAP diimplementasikan, di suatu perusahaan bisa saja sudah terdapat system aplikasi dan ada kebutuhan untuk menghubungkan (interface) kedua system ini. Interface ini juga memerlukan kehandalan seorang ABAPer.

Sedangkan SAP Functional berhubungan dengan pendesainan business process perusahaan yang akan mengimplementasikan SAP untuk disesuaikan dengan desain sistem pada SAP sehingga ketika SAP telah selesai diimplementasikan, software ini benar-benar sesuai dengan kebutuhan proses bisnis perusahaan yang ada.

Penjelasan Istilah-Istilah

      Beberapa waktu yang lalu saya mendapat tugas untuk mencari beberapa definisi dari beberapa istilah yang berkaitan dengan profesi konsultan dan software SAP. Definisi-definisi istilah yang saya jabarkan disini merujuk dari berbagai sumber. Daripada file-nya hanya tersimpan di laptop saja, maka lebih baik saya posting di blog. Siapa tahu ada yang memerlukan informasi yang terkandung dalam postingan ini. Selamat membaca. :) ·     

            ERP (Enteprise Resource Planning) adalah sistem yang mengintegrasikan semua fungsi bisnis perusahaan ke dalam sistem tunggal, yang dirancang untuk melayani kebutuhan masing-masing departemen yang berbeda dalam perusahaan. Ditinjau dari sisi sistem, ERP menitikberatkan pada hal integrasi fungsi bisnis. Sedangkan ditinjau dari sisi bisnisnya, ERP menitikberatkan pada hal efektifitas dan efisiensi proses operasional fungsi bisnis perusahaan sebagai hasil dari integrasi fungsi-fungsi bisnis yang telah dilakukan.

·         SCM (Supply Chain Management) adalah suatu konsep atau mekanisme untuk meningkatkan produktivitas total perusahaan dalam rantai pasokan melalui optimalisasi waktu, lokasi dan aliran kuantitas bahan. Dari sisi bisnis, SCM membantu mengelola rantai pasokan perusahaan  dengan efisien karena Supply Chain Management bisa membantu perusahaan untuk mendapatkan produk pada tempat yang tepat, waktu yang tepat dan jumlah yang tepat. Selain itu SCM juga memperkirakan permintaan, mengendalikan persediaan dan meningkatkan jaringan hubungan antara perusahaan dengan pelanggan, pemasok, distributor dan mitra perusahaan. Ditinjau dari sisi sistem, SCM merupakan sistem lintas fungsi yang menggunakan teknologi informasi  yang bertujuan untuk menciptakan jaringan yang cepat dan efisien.

·         SRM (Supplier Relationship Management) adalah pendekatan komprehensif untuk mengelola interaksi suatu perusahaan dengan organisasi yang menyediakan barang dan jasa yang digunakannya. Ditinjau dari sisi bisnis, tujuan dari SRM adalah untuk merampingkan dan lebih mengefektifkan proses antara perusahaan dan pemasoknya misalnya dalam hal pemilihan supplier. Sedangkan ditinjau dari sisi sistem, SRM  menghubungkan vendor ke master data SAP.

·         CRM (Customer Relationship Management) merupakan strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan pelanggan dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut. Ditinjau dari sisi sistem, CRM termasuk sistem teknologi informasi lintas fungsi yang mengintegrasikan proses-proses layanan pelanggan dalam penjualan, dan pemasaran. CRM juga mengintegrasikan proses ini dengan database operasi bisnis lainnya melalui web. Ditinjau dari sisi bisnis CRM memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk bisa menjalin hubungan yang baik dengan para konsumennya.

·         PLM (Product Life Cycle Management) yakni manajemen siklus dari suatu produk yang dipengaruhi oleh demand, customer needs, business trend dan competitor. Product life cycle ada empat tahap yaitu introduction, growth, maturity, dan decline. Jika ditinjau secara sistem PLM adalah bagaimana menyimpan setiap data dari produk dan data tersebut dijadikan sebagai dasar dalam melakukan inovasi untuk mempertahankan life cycle produk.      Sedangkan jika ditinjau dari sisi bisnis, PLM berfungsi untuk memaintain product cycle continuity agar suatu produk dapat bertahan lama di pasaran melalui inovasi-inovasi yang dilakukan.

·         HCM (Human Capital Management) adalah upaya untuk mengelola dan mengembangkan kemampuan manusia untuk mencapai tingkat signifikan yang lebih tinggi secara kinerjanya. Jika ditinjau dari sisi sistem, HCM adalah proses mengumpulkan master data keseluruhan human resource  yang akan digunakan dalam berbagai proses manajemen misalnya time management, payrol, dll. Sedangkan apabila ditinjau dari sisi bisnis, HCM adalah suatu cara untuk mengelola asset perusahaan yang berupa human resource  untuk mendukung tercapainya target-target bisnis perusahaan.

•       Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan beberapa orang atau banyak orang yang biasanya mempunyai tujuan untuk memberikan informasi atau meyakinkan orang tentang suatu hal yang dipresentasikan.
•   Negosiasi adalah sebuah proses perundingan antara beberapa pihak misalnya antara vendor dengan customer yang bertujuan untuk mencapai kesepakatan tentang suatu hal yang sedang dirundingkan.
•  Selling adalah kemampuan untuk menjual produk ataupun jasa kepada customer misalnya dengan menggunakan metode presentasi.
•   Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi misalnya pesan, ide, atau gagasan dari satu pihak kepada pihak lain. Komunikasi bisa dilakukan secara verbal ataupun non verbal.
• Leadership adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bisa bekerjasama sesuai dengan rencana yang telah dibuat demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
• Integritas adalah kemampuan untuk selalu berusaha bertindak konsisten sesuai dengan nilai-nilai dan kebijakan yang dimiliki organisasi serta kode etik profesi.
• ·Komitmen adalah kemauan untuk menyelaraskan perilaku pribadi dengan kebutuhan, prioritas dan tujuan organisasi.
• Passion adalah sebuah bentuk perasaan/emosi terhadap suatu hal yang membuat seseorang merasa antusias terhadap sesuatu sehingga dalam mengerjakan sesuatu tersebut, dia merasa bukan suatu hal yang memberatkan.
• Trust adalah sebuah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh seseorang atau pihak tertentu atas dasar sesuatu misalnya kualitas pelayanan yang telah diberikan.
• Profesional adalah sikap kerja yang selalu berusaha untuk menjalankan segala sesuatu sesuai dengan aturan yang ada.
• Konsultan adalah seseorang yang mampu memberikan masukan atau solusi terhadap suatu permasalahan secara efektif dan efisien.

CORRECTIVE MAINTENANCE

Definisi Kegiatan Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu kegiatan pemeliharaan terencana dan kegiatan pemeliharaan tak terencana. Pemeliharaan terencana adalah pemeliharaan yang diorganisasi dan dilakukan dengan pemikiran ke masa depan, pengendalian dan pencatatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Pemeliharaan ini dibagi menjadi dua aktivitas utama, yaitu pencegahan dan korektif. Pemeliharaan untuk pencegahan (Preventive Maintenance) adalah pemeliharaan yang dilakukan pada selang waktu yang ditentukan sebelumnya. Bagian utama dari pemeliharaan pencegahan meliputi pemeriksaan yang berdasar pada 'lihat, rasakan dan dengarkan' dan penyetelan minor pada selang waktu yang telah ditentukan serta penggantian komponen minor yang ditemukan perlu diganti pada saat pemeriksaan. Pemeliharaan korektif adalah pemeliharaan yang dilakukan untuk memperbaiki suatu bagian yang telah terhenti untuk memenuhi suatu kondisi yang bisa diterima. Dalam hal ini pemeliharaan pencegahan ditujukan untuk mengurangi pemeliharaan darurat dan korektif Sedangkan untuk pemeliharaan tak terencana hanya terdapat satu macam saja yaitu pemeliharaan darurat (emergency maintenance), yang didefinisikan sebagai pemeliharaan dimana perlu segera dilaksanakan tindakan untuk mencegah akibat yang serius misalnya hilangnya produksi, kerusakan besar pada peralatan, atau untuk alasan keseiamatan kerja. Berikut ini adalah bagan dari sistem pemeliharaan. Untuk lebih jelasnya dilihat pada Gambar berikut.

Definisi Corrective Maintenance

Corrective Maintenance merupakan kegiatan perawatan yang dilakukan untuk mengatasi kegagalan atau kerusakan yang ditemukan selama masa waktu preventive maintenance. Pada umumnya, corrective maintenance bukanlah aktivitas perawatan yang terjadwal, karena dilakukan setelah sebuah komponen mengalami kerusakan dan bertujuan untuk mengembalikan kehandalan sebuah komponen atau sistem ke kondisi semula.

Corrective maintenance, dikenal sebagai breakdown atau run to failure maintenance. Pemeliharaan hanya dilakukan setelah peralatan atau mesin rusak. Bila strategi pemeliharaan ini digunakan sebagai strategi utama akan menimbulkan dampak tingginya kegiatan pemeliharaan yang tidak direncanakan dan inventori part pengganti.

Tabel 1. Keuntungan dan Kerugian Corrective Maintenance

Keuntungan	Kerugian
♣ Biaya rendah ♣ Jumlah staff lebih sedikit	♣ Biaya yang meningkat apabila terjadi downtime pada peralatan ♣ Biaya buruh meningkat terutama bila terjadi overtime yang dibutuhkan ♣ Biaya yang harus dikeluarkan untuk perbaikan atau penggantian peralatan ♣ Penggunaan staff yang tidak efisien

 Corrective Maintenance dibagi atas dua kelompok, yaitu :

Planned Corrective Maintenance

Dilakukan apabila telah diketahui sejak dini kapan peralatan yang harus diperbaiki, sehingga dapat sejak awal dan mampu dikontrol

Unplannned Corrective Maintenance

Dilakukan apabila mesin/peralatan telah benar – benar mati atau dalam keadaan darurat, sehingga aktivitas ini selalu segera (urgent) dan sulit untuk dikendalikan yang mengakibatkan ongkos yang tinggi.

Prosedur pelaksanaan pemeliharaan korektif

Prosedur pelaksanaan pemeliharaan korektif adalah sebagai berikut:

•         informasi kerusakan mesin/peralatan ditulis oleh operator mesin, menggunakan formulir permintaan pemeliharaan.

•         Setelah diisi lengkap dan disetujui oleh koordinator pemesinan, kemudian disampaikan ke bagian pemeliharaan.

•         Berdasarkan laporan tersebut, bagian pemeliharaan melakukan tindakan perbaikan pada mesin/peralatan.

•         Hasil dari pemeliharaan pencgahan dan pemeliharaan korektif ditulis pada formulir laporan kerja dan kartu perhitungan biaya pemeliharaan.

•         Setelah laporan dibuat lengkap dan disetujui oleh penyelia pemeliharaan, laporan tersebut ditulis kembali ke kartu riwayat mesin untuk didokumentasikan.

Macam-Macam Model Peningkatan Produktifitas

1.    Balance Scorecard

Konsep Balanced Scorecard dikembangkan untuk melengkapi pengukuran kinerja finansial dan berfungsi sebagai alat yang cukup penting bagi organisasi perusahaan untuk merefleksikan pemikiran baru dalam era competitiveness dan efektivitas organisasi. Konsep ini memperkenalkan suatu sistem pengukuran kinerja perusahaan dengan menggunakan kriteria-kriteria tertentu. Kriteria tersebut sebenarnya merupakan penjabaran dari apa yang menjadi misi dan strategi perusahaan dalam jangka panjang, yang digolongkan menjadi empat perspektif yang berbeda.

2.    OMAX

Model sistem penilaian ini pertama kali dikembangkan di Oregon State University oleh seorang profesor produktivitas di Departement of Industrial Engineering yaitu James L. Riggs. OMAX adalah suatu sistem pengukuran produktivitas parsial yang dikembangkan untuk memantau produktivitas dari tiap bagian perusahaan dengan kriteria produktivitas yang sesuai dengan keberadaan bagian tersebut. Model pengukuran produktivitas OMAX mengatasi masalah-masalah kerumitan dan kesulitan pengukuran produktivitas dengan mengkombinasikan seluruh kriteria produktivitas yang penting dalam suatu bentuk matrix yang terpadu dan saling terkait satu sama lain, sehingga mudah untuk dikomunikasikan.

3.    Productivity Evaluation Tree (PET) Model

Model productivity evaluation tree (PET) merupakan salah satu metode dalam membuat perencanaan produktivitas jangka pendek dengan menggunkan pohon evaluasi produktivitas. Metode ini merupakan suatu metode yang mengandalkan pada keputusan manajerial terutama dalam mengidentivikasi dan menguji alternatif yang mungkin serta memutuskan alternatif mana yang sebaiknya dilakukan dalam penetapan target produktivitas total dimasa datang. Jadi penetapan tingkat produktivitas dimasa yang akan datang tidak semata-mata hanya berdasarkan hasil peramalan dengan menggunakan data masa lalu. Usaha pengembangan alternatif dan pembuatan pohon evaluasi dapat dilakukan dengan menggunakan dasar kombinasi alternatif dalam peningkatan produktivitas seperti yang dapat dilihat pada gambar berikut.